شاید برای شما هم سؤال باشد که اصول منشیگری چیست و برای اینکه کارتان در مطب بهترین باشد، منشی مطب باید چه مهارتهایی را بلد باشد. فقط کافی است چند ویژگی ساده اما مهم را هنگام استخدام منشی مطب بدانید و آنها را مد نظر داشته باشید.
آن وقت است که این ۸ ویژگی تفاوت بزرگی در مطب شما پدید خواهد آورد: یک مطب منظم و بیمارانی آرام.
فرقی نمیکند مدیر مطب باشید یا منشی یک مطب خلوت و یا مسئول بیمه؛ وجود این مهارتها همهجا به دادتان خواهد رسید و از شما یک کارمند درجهیک خواهد ساخت. پس این نکات را با دقت بخوانید و به کار ببندید.
۱. حفظ حریم خصوصی بیمار
اطلاعات سلامت بیمار خصوصیترین اطلاعات اوست و محافظت از آن یکی از مهمترین اصول کار در مطب است. در بسیاری از کشورها قانون مشخصی برای این کار وجود دارد — شناختهشدهترینشان قانون HIPAA در آمریکاست — اما فارغ از قانون، این یک وظیفهی حرفهای است.
چه کارهایی حریم خصوصی بیمار را نقض میکنند؟
- انتشار اطلاعات بیماران بدون اجازهی آنها
- انداختن برگههای حاوی اطلاعات پزشکی در سطل زباله، بدون از بین بردنشان
- صحبتکردن دربارهی اطلاعات بیماران در مکانهای عمومی
- بدگویی دربارهی بیماران با دوستان و همکاران
- انتشار تصاویر بیماران در شبکههای اجتماعی بدون رضایت کتبی
مراقب باشید که با نقض این اصول، خود و پزشکتان را دچار دردسر نکنید. در پروندهی الکترونیک بیمار ایمنشی، سطح دسترسی پزشک و منشی جدا تعریف میشود تا هر کس فقط به آنچه واقعاً لازم دارد دسترسی داشته باشد.
۲. کار با نرمافزار مدیریت مطب
امروزه دیگر یک منشی خوشخط که در پیدا کردن اسامی بیماران لابهلای کاغذهای انبوه حرفهای شده است، کاری از پیش نمیبرد. یک منشی بدون یک نرمافزار مدیریت مطب نهتنها مشکلی از مطبهای شلوغ حل نمیکند، بلکه وقت خودش را هم هدر میدهد.
امروزه مطبها در تلاش هستند برای رشد بیشتر و ساماندهی بهتر کارها سراغ نرمافزارهای مدیریت مطب بروند. به همین دلیل یادگیری نحوهی کارکردن با نرمافزارها اهمیت ویژهای پیدا کرده است.
نرمافزارهای مورد استفاده در مطبها شامل نرمافزار مدیریت مطب، مدیریت درآمد و پروندهی سلامت الکترونیک میشود. همهی کارمندان مطب ممکن است در شرایطی مجبور باشند مسئولیت نرمافزار را بر عهده بگیرند؛ پس شناختن آن و نحوهی کار با آن ضروری است.
اگر شما توانستید از مرحلهی استخدام منشی مطب عبور کنید، حتی معرفی این نرمافزارها به پزشکان باعث بهبود جایگاه شما خواهد شد.
۳. صدور صورتحساب بیمه
حتی اگر مسئول بیمه نیستید، بهعنوان یک کارمند مطب دانستن فرآیند صدور صورتحساب بیمه و همچنین نقشی که در موفقیت روند بیمهی بیماران دارید بسیار مهم است. هر پروندهای که بهدرستی تسویه شود، مستقیم بر سلامت مالی مطب اثر میگذارد.
تمام اعضای تیم باید از مدیریت مؤثر فرآیند بیمه آگاه باشند، زیرا هرکدام میتوانند به ارائهی یک حساب درست بیمه کمک کنند.
۴. آشنایی با اصطلاحات پزشکی
داشتن دانش کافی از اصطلاحات پزشکی اهمیت ویژهای دارد. این اطلاعات به شما کمک میکنند در یک محیط پزشکی وظایف خود را بهدرستی انجام دهید. نیازی نیست اصطلاحات بسیار زیادی را بیاموزید، ولی اصطلاحات خاصی وجود دارند که همهی کارمندان مطب باید آنها را بدانند.
کلاسها و دورههای زیادی مخصوص یادگیری اصطلاحات و عبارات پزشکی وجود دارد. بهتر است یک منبع اصطلاحات در دسترس خود داشته باشید تا هر زمان که به عبارات ناآشنا برخوردید از آن استفاده کنید.
۵. آداب صحبتکردن با تلفن
یکی دیگر از خصوصیات منشی خوب، داشتن آداب درست صحبت با تلفن است. رعایت این آداب علاوه بر جلب رضایت بیمار پشت تلفن، روی بیماران حاضر در مطب هم تأثیر میگذارد و آنها را به صبر تشویق میکند.
پرسنل بخش پذیرش که مسئول پاسخگویی به تلفن هستند، باید هر بار کاملاً مؤدبانه پاسخ دهند. این تماسهای تلفنی هستند که تعیین میکنند بیمار نسبت به خدمات شما چه احساسی دارد.
اگر تلفن مطب آنقدر شلوغ است که پاسخگویی به همهی تماسها ممکن نیست، نوبتدهی آنلاین بخش بزرگی از این بار را از دوش تلفن برمیدارد.
۶. اصول نوشتن پیام حرفهای
همهی پیامهایی که از مطب پزشک فرستاده میشوند باید یک ویژگی مهم داشته باشند: حرفهای بودن. این پیامها ممکن است برای همکاران، بیماران، پزشکان، بیمارستانها و دیگر متخصصان ارسال شوند.
فرقی نمیکند پیام برای چه کسی ارسال میشود؛ شما بهعنوان یک منشی موفق وظیفه دارید در هر حال پیامی بنویسید که این ویژگی را داشته باشد.
پیشنهاد: در ایمنشی قالب پیامکها یکبار برای مطب تنظیم میشود و بعد از آن، یادآوری و تأیید نوبت با متن یکدست و درست برای بیمار ارسال میشود.
۷. مهارت ارتباطی با مراجعهکنندگان
مطب پزشکان بر پایهی ارتباطات اداره میشود. این ارتباطات باید شفاف و کامل باشند، زیرا بر سلامتی بیماران اثر میگذارند.
اطلاعات ناقص و نادرست بیماران و ارتباط ناکافی میتواند عواقب جدی برای مطب و بیمارانش داشته باشد. پس در وهلهی اول سعی کنید یک شنوندهی خوب باشید و سپس یاد بگیرید اطلاعات مهم را با صبر و حوصله به هر بیماری، با هر سطحی از دانش، توضیح دهید.
وجود یک بستر آنلاین تا حد زیادی باعث میشود انرژی و وقت شما برای نوشتن مطالب و درج در پروندهها هدر نرود.
۸. ارائهی درست خدمات به مراجعهکننده، در هر شرایطی
بعضی مواقع شلوغی روز اجازه نمیدهد کارمندان مطب یکی از مهمترین وظایفشان، یعنی خدمترسانی به مراجعهکننده، را انجام دهند. بدترین کاری که یک کارمند مطب میتواند انجام دهد، رفتار کردن با بیمار بهگونهای است که گویا او مزاحم کارش است.
شاید در قرارداد یک منشی مطب این موضوع بهصراحت نوشته نشود، اما برای تبدیلشدن به یک منشی موفق، رسیدگی به بیمار یکی از مهمترین مسئولیتهای شماست. اگر هیچ بیماری در مطب نباشد، کارمندان مطب هم هیچ کاری برای انجامدادن ندارند. پس مهمترین اصل را فدای اصول فرعی نکنید.
این پارامتر برای پزشکان و مدیران هم هنگام استخدام منشی مطب مهم است؛ پس آن را حتماً به خاطر بسپارید.
پرسشهای پرتکرار
مهمترین مهارت یک منشی مطب چیست؟
توانایی برخورد آرام و محترمانه با مراجعهکننده، حتی در شلوغترین ساعت روز. بقیهی مهارتها آموختنیاند، ولی این یکی مستقیم روی احساس بیمار نسبت به مطب اثر میگذارد.
منشی مطب حتماً باید کار با نرمافزار بلد باشد؟
لازم نیست از قبل بلد باشد، ولی باید بتواند یاد بگیرد. کارهای روزمرهی منشی در ایمنشی چند دکمه است و آموزش اولیهاش کوتاه است.
برای استخدام منشی مطب سابقهی کار پزشکی لازم است؟
الزامی نیست. آشنایی با اصطلاحات پزشکی رایج کمک بزرگی است، اما این اصطلاحات در چند هفته قابل یادگیریاند؛ برخورد درست با بیمار سختتر آموزش داده میشود.
همین را روی مطب یا کلینیک خودتان ببینید یک جلسهی کوتاه، بدون نصب و بدون قرارداد.
درخواست مشاوره رایگان
